நீங்கள் Microsoft Word அல்லது Excel அல்லது Powerpoint போன்றவற்றில் தயார்செய்யும் சுயவிபரக்கோவை, பரீட்சை வினாத்தாள்கள் போன்ற ஆவணங்களை உங்கள் அனுமதியின்றி மற்றவர்கள் பார்க்கக்கூடாது அல்லது ஏதும் மாற்றங்கள் செய்யக்கூடாது என்ற தேவை ஏற்படும்போது; அதற்கான மென்பொருட்களைத் தேடி சிலர் நாடுவதுண்டு. இதன்போது மென்பொருள் சம்பந்தமாக சில பிரச்சனைகளையும் எதிர்கொள்ளவேண்டி ஏற்படலாம்.
நம்மில் பலர் Microsoft Office இல் இவ் வசதியை தந்தும்கூட “வெண்ணை இருக்க நெய்க்கு அலைவானேன்” என்பதுபோல வேறு மென்பொருட்கள் பக்கம் நாடுவதுண்டு.
இவ் வசதியை பயன்படுத்துவது மிகவும் இலகுவானதே.
நீங்கள் உங்கள் ஆவணங்கள் சேமிக்கும் வேளையில் கீழ்காட்டிய படிமுறைகளை பின்பற்றினால் போதுமானது.
Microsoft Office இல் இடது பக்க மேல் மூலையிலுள்ள Microsoft Office Button யைClick செய்து அங்கு Save அல்லது Save As option ஐ Click செய்து தேவையானformat இல் சேமியுங்கள்.
இப்போ கீழ் உள்ளவாறான Save As option தோன்றும். இதிலே வட்டமிடப்பட்டுக் காட்டப்பட்ட Tools என்பதை Click செய்து அதில் General Options ... என்பதை தெரிவு செய்க.
இப்போ கீழ் உள்ளவாறு ஒரு விண்டோ தோன்றும். முதலாவது Password To Open இதை வழங்கினால் நீங்கள் அந்த Document யை திறக்கும் ஒவ்வொரு சந்தர்ப்பத்திலும் password ஐ வழங்க வேண்டும்.
இரண்டாவது Password To Modify இதை வழங்கினால் யாராவது அந்த Document யை மாற்றியமைக்க முற்படும் ஒவ்வொரு சந்தர்ப்பத்திலும் password ஐ வழங்க வேண்டும்.
இனியென்ன உங்கள் ஆவணம் பாதுகாப்பாக வைக்கப்படும்.
